Godkjenningsbaserte digitale visittkort: En smartere arbeidsflyt for HR-team

HR-team trenger ofte å utstede digitale visittkort til bestemte grupper av ansatte. Salgsteam trenger dem. Rekrutterere trenger dem. Ledelsen trenger dem. Men mange andre ansatte trenger dem ikke.

Utfordringen er enkelHvordan lager du digitale visittkort for utvalgte ansatte uten å designe hvert enkelt manuelt eller tillate at uautoriserte versjoner opprettes?

QRCodeChimp støttet allerede opprettelse av individuelle og store digitale visittkort. Men mange organisasjoner ønsket en mer kontrollert prosess der ansatte sender inn opplysningene sine via et skjema, og HR godkjenner forespørselen før et kort genereres.

Det er akkurat det den nye godkjenningsbaserte arbeidsflyten for digitale visittkort leverer. Slik fungerer denne oppdateringen, og hvordan den hjelper HR-team med å lage visittkort i stor skala med større kontroll og effektivitet.

Utfordringen: Ansatte trenger kort, HR trenger tilsyn

La oss se på noen problemer HR-team kan møte når de lager digitale visittkort for ansatte i stor skala. 

Ingen strømlinjeformet forespørsels- og godkjenningsprosess for digitale kort

Mange organisasjoner ønsker digitale visittkort kun for utvalgte ansatte. Men uten et skikkelig forespørselssystem ender HR-avdelingen opp med å opprette visittkort manuelt eller administrere spredte regneark. HR-team trenger en enkel måte for ansatte å sende inn opplysningene sine og en strukturert prosess for å godkjenne forespørsler før et visittkort opprettes.

Inkonsekvens i felt, design og merkevarebygging

Hvis ansatte lager sine egne digitale visittkort uavhengig av hverandre, kan de bruke forskjellige oppsett, farger eller strukturer. Resultatet er motstridende merkeversjoner, noe som skaper en forvirrende opplevelse for kunder, partnere og alle som samhandler med teamet ditt.

Holder oversikt over alle digitale kort

Etter hvert som organisasjonen vokser, blir det vanskeligere å spore hver ansatts kort. Manuell overvåking er utsatt for oversett feil, dupliserte kort og utdatert informasjon som kan gi et negativt inntrykk av bedriften.

Bare hvis det fantes en strømlinjeformet prosess for godkjenning av opprettelsesforespørsler, ikke sant?

Fortsett å lese, for det er akkurat det denne oppdateringen lar deg gjøre. 🤩

Løsningen: QRCodeChimpGodkjenningsbasert arbeidsflyt for digitale visittkort

QRCodeChimp lar deg lage godkjenningsbaserte arbeidsflyter for digitale visittkort. 

Du starter med å opprette en bulkbatch som fungerer som hovedmal, og genererer deretter et skjema fra den. Ansatte sender inn opplysningene sine via dette skjemaet, og du velger om kortene deres opprettes umiddelbart eller først etter godkjenning fra HR. 

Dette gir ansatte en enkel måte å be om kort på, samtidig som HR har full kontroll.

La oss se på de viktigste høydepunktene i denne nye funksjonen:

• Ansatte sender inn opplysningene sine via et strukturert skjema.
• HR kan godkjenne eller avvise forespørsler før et kort opprettes.
• Hold feltene konsistente for alle kortene.
• Hvert opprettede kort forblir organisert i en bulk QR-kode. 
• Hele systemet skaleres enkelt, selv for store team.

Hvordan gagner det HR-avdelingene og reduserer de driftskostnadene deres?

Denne arbeidsflyten reduserer den manuelle innsatsen for HR betydelig, samtidig som hele prosessen holdes strukturert og kontrollert. I stedet for å spore hvem som trenger et digitalt visittkort og opprette hvert enkelt manuelt, sender de ansatte inn sine egne opplysninger via et enkelt skjema når de trenger et kort.

HR trenger ikke lenger å vedlikeholde lister, følge opp via e-post eller administrere spredte forespørsler. Hvis godkjenninger er aktivert, gjennomgår HR ganske enkelt innsendingen og godkjenner den. Når den er godkjent, opprettes det digitale visittkortet automatisk ved hjelp av den forhåndsdefinerte malen og deles med den ansatte.

Denne tilnærmingen sørger for at alle kort er konsistente og kompatible, samtidig som de ansatte kan generere kort på forespørsel. HR opprettholder full oversikt uten mikroadministrasjon, noe som gjør systemet enkelt å skalere selv ettersom team vokser eller roller endres ofte.

Ved å flytte kortopprettelsen til ansatte og begrense HRs rolle til enkle godkjenninger, reduserer denne arbeidsflyten HR-arbeidsmengden og den løpende administrative kostnaden betydelig.

Steg for steg: Slik konfigurerer du godkjenningsbaserte arbeidsflyter for å lage digitale visittkort

Det er enklere enn du tror å sette opp en godkjenningsbasert arbeidsflyt for å lage digitale visittkort. Bare følg disse enkle trinnene for å komme i gang.

Trinn 1: Lag strukturen for dine digitale visittkort

I dette trinnet skal du opprette en struktur for digitale visittkort som skal følges for alle digitale kortene dine ansatte lager. Tenk på det som en hovedmal. 

1.1 Gå til Digital visittkort løsning og aktiver masseopplasting. 

1.2 I Innhold-fanen oppretter og administrerer du strukturen til de digitale visittkortene dine ved å legge til, fjerne eller omorganisere felt basert på dine krav og designpreferanser.

1.3 Lagre massen av QR-koder. 

Trinn 2: Opprett et skjema med digitale visittkortfelt

Etter at du har lagret bulkdelen din, går du til Skjema QR-kodeløsning og følg disse trinnene. 

2.1 Velg sidekoden (URL) og designet for skjemaet ditt.

2.2 Legg til skjemafeltene. Sørg for at disse feltene samsvarer med de du la til i den digitale visittkortstrukturen. 

2.3 Aktiver alternativet «Aktiver oppretting av landingssider ved innsending av skjema». 

2.4 Angi landingssidetypen til Digitale visittkort, og velg bulkkortet du nylig lagret i forrige trinn. 

2.5 Klikk på «Åpne felttilordningsvindu» og tilordne skjemafeltene til feltene på det digitale visittkortet ditt. 

2.6 Velg om du vil at de digitale visittkortene skal opprettes umiddelbart etter at skjemaet er sendt inn, eller etter manuell godkjenning fra din side. 

2.7 Lagre QR-koden for skjemaet og del URL-en med dine ansatte. 

Trinn 3: Godkjenn opprettelse av digitale visittkort

3.1 I delen «Velg når landingssiden skal opprettes» velger du «Etter manuell godkjenning av innsendte skjemasvar».

3.2 Gå til «Skjemasvar»" og identifiser riktig skjema ved hjelp av «Skjemanavn»" du skrev inn under opprettelsen. Klikk på «Vis svar» for å se alle innsendingene, og deretter Godkjenne or Avvis dem etter behov.

3.3 For å få e-postvarsler når noen sender inn et skjema, aktiver alternativet «Send e-postvarsel for godkjenningsforespørsel» og legg til e-postadressen du vil motta e-postene på. 

Når du har godkjent forespørselen, sendes det digitale visittkortet til den respektive kortinnehaveren via e-post. Oppføringen for hvert nyopprettede kort legges til i masseregistreringsarket, slik at du kan administrere alt på ett sted.

Med denne arbeidsflyten trenger ikke HR proaktivt å administrere kortopprettelsen. Ansatte ber kun om digitale visittkort når det er nødvendig, og HR godkjenner dem ganske enkelt. Dette eliminerer manuell sporing og reduserer løpende administrativt arbeid.

Fordeler med godkjenningsbaserte digitale visittkort for HR-ledere

En godkjenningsbasert arbeidsflyt gir HR-teamene strukturen de trenger, samtidig som prosessen er enkel for de ansatte. Her er de viktigste fordelene.

✅ Kortoppretting basert på forespørsel og godkjenning (med minimal HR-innsats)

Ansatte kan sende inn opplysningene sine via et enkelt skjema, og HR kan godkjenne hver forespørsel før et digitalt visittkort genereres. Dette sikrer at bare de riktige ansatte mottar visittkort uten manuell sporing eller spredt informasjon.

HR trenger ikke lenger å spore hvem som trenger et kort eller opprette et manuelt. Ansatte initierer forespørsler, og HR godkjenner dem ganske enkelt, noe som reduserer den daglige arbeidsmengden.

🎨 Oppretthold konsistens i design, struktur og kortfelt

Hvert kort følger samme layout og merkevarestil. HR angir malen én gang, og hvert ansattkort forblir i samsvar med selskapets standarder.

⚠️ Overvåk kortopprettelsen og reduser risikoen for misbruk

HR gjennomgår hver innsending før et kort opprettes, noe som forhindrer at uautorisert eller feil informasjon publiseres.

💻 Administrer alle opprettede digitale visittkort på ett sted

Alle kortene forblir koblet til samme bulkbatch. HR kan se, filtrere og administrere dem fra ett enkelt regneark uten å måtte sortere gjennom spredte e-poster eller filer.

💼 Muliggjør raskere onboarding for nye ansatte

Nyansatte fyller ut skjemaet, og HR godkjenner kortet deres raskt. Ingen manuelt designarbeid, ingen forsinkelser og ingen uoverensstemmelser.

Wrap up

Godkjenningsbaserte arbeidsflyter reduserer HR-arbeidsmengden ved å eliminere manuell kortoppretting, oppfølging og sporing. Ansatte ber om kort via et enkelt skjema, og HR gjennomgår og godkjenner dem samtidig som de beholder full kontroll.

Denne oppdateringen gir HR-teamene et renere og mer pålitelig system for å opprette og administrere ansattkort i stor skala. Den forhindrer misbruk, reduserer feil og opprettholder bedriftens identitet på tvers av alle kort.

Ofte stilte spørsmål